Первичные документы, основные формы и за что можно понести ответственность.

Многие слышали о «первичке», с которой связана бухгалтерия. Важно знать, зачем нужно оформление первичных документов, виды и реквизиты. Напомним, что нужно вести бухгалтерский и налоговый учёт, и они отличаются требованиями.

первичка

Для чего нужны первичные документы

Основное назначение «первички» — это подтверждать правомерность расчета налоговой базы. В бухгалтерском учёте первичным документом называется тот, что подтверждает хозяйственную деятельность субъекта. Списка документов нет, но их реквизиты регламентируются в федеральном законе №402-ФЗ. Хранятся свидетельства хозяйственной деятельности не менее 5 лет.

За нарушение срока полагает штраф в размере 10-30 тысяч р. Соответственно, придётся заплатить начисленный налог. На деле уничтожать документацию нужно не через пятилетний срок, а после того, как её проверит налоговая и другие контролирующие органы. Это было указано в письме от Росархива № 7/905 от 26.03.2020.

Какие реквизиты должны иметь первичные документы:

  • название;
  • дата составления;
  • кем составлен документ;
  • какой факт хозяйственной жизни отражается;
  • числовые, количественные, сущностные характеристики хозяйственной жизни;
  • кто оформлял документ, подписи.

Первичные документы сопровождают бизнес на разных этапах, возможные виды бухгалтерских документов:

  1. Акт сдачи-приёмки. Подтверждает, что произведенные услуги или работы соответствует тому, что было указано в договоре.
  2. Документы, подтверждающие выплату зарплаты персоналу.
  3. Документы для оформления основных средств: ОС-1, ОС-1а, ОС-4, ИНВ-1, ИНВ-1а и другие. Они отображают поступление и выбытие объектов, в том числе зданий и сооружений, инвентаризацию, в том числе нематериальных активов.
  4. К важной группе хозяйственной деятельности относятся кассовые документы: приходный и расходный кассовые ордера, авансовый отчёт, платёжно поручение, акт зачёта взаимных требований, бухгалтерская справка.
  5. Товарная накладная. Она содержит список ТМЦ, которые отображаются потом в счете-фактуре.

Многие относят к первичным документам договор, счет, счет-фактуру. Другие говорят, что именно для бухгалтерского учёта, они скорее не являются таковыми. Договор сам по себе не формирует учётных операций. Счёт, по сути, дополняет договор. А счёт-фактура не подтверждает расходов по сделке при отсутствии других документов. Однако, любой хозяйствующий субъект вправе сам определять формы первичных документов.

Состав первичных документов

Существуют унифицированные виды форм первичных документов, они затрагивают сферы учёта:

  • кадров;
  • расчётов с подотчётными лицами;
  • услуг;
  • основных средств;
  • НМА;
  • торговых операций;
  • кассовых операций;
  • работы строительных машин и механизмов и т. д.

А еще есть формы бланков строгой отчётности (БСО). Это первичные документы, которые применяются в качестве альтернативы кассовому чеку. Сейчас их можно печатать с помощью онлайн-ККТ в фискальном режиме, чтобы данные поступали в налоговую инспекцию. С 2019 года в большинстве случаев должен оформляться кассовый чек. В 2022 году типографские БСО могут применяться по желанию. Есть формы, разработанные государством: это различные билеты, путёвки, абонементы, квитанции и т. д.

Обязательными документами для налоговой отчётности будут:

  • счёт-фактура;
  • налоговая декларация;
  • книги покупок и продаж;
  • реестр таможенных деклараций;
  • заявление на возмещение НДС.

Заключение: что нужно знать о «первичке» и почему это важно

Подведём итоги, что важно знать о первичных документах в 3-х пунктах:

  1. Они должны оформляться сразу при совершении хозяйственной операции или непосредственно после неё.
  2. Информация из первичного документа должна поступить в так называемые учётные регистры (карточка учета ОС, кассовая книга и т. д.).
  3. Первичные документы нужно хранить не менее 5 лет, и даже после 5 лет, если не были проверены.
  4. Налоговики могут изменять размер налогов, если документов нет, они оформлены неправильно.
  5. Форму «первички» можно определять самим, но руководствоваться требованиями к реквизитам или использовать унифицированные стандарты.

Насколько важно не допускать нарушений при оформлении первичных документов? Могут привлечь от ответственности через суд. К примеру, в 2019 году бывшие директора должны были по решению Арбитражного суда Москвы заплатить 4 млн 500 тыс. р. за то, что они не передавали первичные документы и бухгалтерскую отчётность.

По различным причинам может случиться так, что в фирме оказываются проблемы с бухгалтерским и налоговым учётом. Это увольнение сотрудника, его некомпетентность, сложные процессы.

Для того чтобы не получить штрафы нужно провести процедуру восстановления бухгалтерского и налогового учёта. Алгоритм в общем виде следующий: проводится анализ всех данных, выявляются ошибки и отсутствующие документы. В результате составляется подробный отчёт. На основе него составляется план, по которому будет проводиться процедура восстановления.

Плюсы и минусы договора комиссии.

Какие бывают штрафы и пени по налогам

Банкротство физических лиц